5 Perangkap Tersembunyi Dalam Rapat

Jika Anda telah melewati beberapa pertemuan yang buruk, Anda pasti pernah mengalami jebakan berikut. Ini dia dan cara memperbaikinya.

1) Orang berpikir mereka ahli.

Banyak orang memberi tahu saya bahwa mereka tahu cara mengadakan rapat. Sebenarnya, yang mereka lakukan hanyalah mengadakan pesta. Mereka mengundang tamu, memberikan suguhan, dan memimpin percakapan. Orang-orang berbicara. Orang makan. Dan tidak ada yang terjadi. Atau, jika mereka entah bagaimana berhasil mencapai kesepakatan, tidak ada yang mengimplementasikannya.

Apa yang harus dilakukan: Pelajari cara memimpin rapat yang sebenarnya. Jadwalkan lokakarya atau beli buku. Ketika hasil benar-benar penting, pekerjakan seorang fasilitator. Ketahuilah bahwa ada alat modern yang membantu orang membuat kemajuan metodis menuju hasil. Alat-alat ini praktis dan mudah digunakan. Tentu saja, Anda harus tahu apa itu untuk menggunakannya. Hubungi saya (714-528-1300) untuk detailnya.

2) Orang-orang berpikir bahwa mereka menginspirasi.

Banyak orang percaya bahwa pengumuman yang bertele-tele membuat orang lain terkesan. Sebenarnya, itu sebaliknya. Ceramah yang panjang dengan cepat menjadi ceramah yang membosankan (dan terkadang menyinggung). Mengapa? Sebagian besar karyawan menginginkan peran aktif dalam berkontribusi pada bisnis, dan dengan demikian mendengarkan pidato terasa seperti buang-buang waktu.

Apa yang harus dilakukan: Rancang rapat yang memberikan kesempatan kepada peserta untuk berkontribusi. Rencanakan pertanyaan yang mengarahkan pemikiran ke arah hasil yang Anda inginkan. Gunakan aktivitas yang membantu orang membuat keputusan. Bagikan pengumuman dalam surat, memo, atau email. Atau, jika Anda harus menggunakan rapat, buat pengumuman yang singkat.

3) Orang berpikir orang lain setuju dengan mereka.

Banyak orang mengandalkan anggukan, senyuman, dan kontak mata untuk mengukur penerimaan. Sebenarnya, sebagian besar karyawan akan melakukan apa saja untuk menenangkan bos. Dan jika bos tampak kesal, karyawan akan menjadi lebih menyenangkan. Kemudian, setelah rapat berakhir, karyawan akan melakukan salah satu dari tiga hal: 1) melupakan kuliah, 2) mengabaikan pesan, atau 3) menyabotase ide.

Apa yang harus dilakukan: Lakukan pertemuan dengan proses yang dianggap adil oleh semua orang. Gunakan konsensus untuk mencapai kesepakatan dan membuat keputusan. Orang akan menerima keputusan yang mereka buat.

4) Orang berpikir orang lain adalah waskita.

Banyak orang mengadakan rapat tanpa agenda dengan harapan bahwa setiap orang akan tiba dengan membagikan visi mereka tentang apa yang perlu dilakukan. Sebenarnya, setiap orang membawa harapan, ketakutan, dan visi pribadi mereka ke pertemuan itu. Tanpa agenda yang jelas, hasilnya adalah sesuatu antara obrolan dan kekacauan, tergantung pada kompleksitas masalah.

Catatan: Agenda yang tidak jelas, seperti daftar topik, hampir sama tidak bergunanya dengan tidak adanya agenda.

Apa yang harus dilakukan: Tuliskan tujuan pertemuan Anda. Kemudian siapkan agenda yang lengkap sehingga orang lain bisa menggunakannya untuk menjalankan rapat tanpa Anda. Tentukan setiap langkah dan berikan anggaran waktu. Kirimkan agenda setidaknya sehari sebelum rapat agar para peserta dapat menggunakannya untuk mempersiapkan. Hubungi peserta kunci sebelum rapat untuk memeriksa apakah mereka memiliki pertanyaan atau ingin membicarakan agenda.

5) Orang-orang menganggap pertemuan itu perlu.

Banyak orang menanggapi setiap keadaan darurat, kejutan, atau kedutan dengan mengadakan rapat. Sebenarnya, pertemuan adalah proses khusus (dan mahal). Ini harus digunakan hanya untuk mendapatkan hasil yang membutuhkan upaya sekelompok orang yang bekerja sebagai sebuah tim. Pertemuan BUKAN obat universal untuk segalanya. Rapat diadakan untuk alasan yang salah, buang waktu semua orang.

Apa yang harus dilakukan: Tantang setiap pertemuan karena kemampuannya menghasilkan keuntungan bagi bisnis Anda. Artinya, pastikan nilai hasil lebih besar dari biaya mengadakan rapat. Jika ada aktivitas lain yang dapat mencapai hasil yang sama, gunakan aktivitas lain itu.